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Phasen und Prozesse: Von der Nominierung zur Verleihung.
Phasen und Prozesse: Von der Nominierung zur Verleihung.
Der jährliche Prozess zur Nominierung und Verleihung der ILD Leadership Awards ist in verschiedene Phasen aufgeteilt, die durch die Award Leitung geführt und supervisioniert werden.
Einreichen von Vorschlägen für Nominierungen und Prüfung u.a. nach den Award-Kriterien, der Plausibilität, Unterlagen, Unterstützung in der Organisation und weiterer Referenzen über eine Interview Evaluation mit den Einreichenden (Mentoren)
Prüfung der Bestätigungen der Nominierungen und finale Entscheidung der Award Jury zu den Award Trägern
Die Vorbereitung startet mit einem Kick-off-Meeting der Award Leitung im Februar, in der die Rollen und Verantwortungen, die Zeit-und Ablaufplanung, weitere organisatorische Fragestellungen sowie die Marketing- und PR Aktivitäten besprochen werden. Ein weiterer Schwerpunkt liegt in der Berufung der jährlichen Jury aus dem Award-Core-Team (feste Jury) und neuer jährlich wechselnder Jury-Mitglieder.
Ebenfalls im Februar werden die ausgewählten Jury-Mitglieder gefragt, ob Sie Teil der die Award Jury für dieses Jahr sein werden und damit final berufen.
Mit einem online Kick-off-Meeting im März tritt die jährliche Award Jury das erste Mal zusammen. In diesem Meeting lernen sich alle kennen und es werden u.a. die Philosophie, das Award-Design, die Zeit- und Ablaufplanung des Termins zur Verleihung, die Rollen, Aufgaben, Verantwortungen, wesentliche Vertraulichkeits- und Datenschutzaspekte sowie das Zusammenspiel der Gremien (Spielregeln) besprochen.
Es gibt hierzu verschiedene Wege wie Personen oder Teams für den Leadership Award zur Nominierung vorgeschlagen werden können. dies sind u.a.:
Der Mentor (Einreicher) von Vorschlägen zur Nominierung nutzt hierzu zum Beispiel das Kontaktaufnahme-Feld auf der Homepage oder die Mailadresse: leadership-award_at_leadership-institute.de
Im Anschluss kontaktiert die Award Leitung den Einreicher (Mentor), um den Vorschlag zur Nominierung anhand eines teilstrukturierten Interview- und Gesprächsverfahren besser zu verstehen und nachvollziehen zu können. Zudem wird dabei das mögliche weitere Procedere besprochen wie u.a.:
Der Mentor (Einreicher) wird selbstverständlich in diesem Prozessteil in der Feedback- und Abstimmungsschleife gehalten.
Die Award Leitung macht einen ersten Check der Vorschläge, ob die wesentlichen Anforderungen und Kriterien zu einer Nominierung des Awards eingehalten sind. Ist das nicht der Fall, werden die Mentoren darüber informiert, dass dem Vorschlag nicht entsprochen werden kann.
Die so geprüften Vorschläge werden dann mit allen vorliegenden Referenzen und Begründungen, zusammengestellten Beispielen und Zusatzinformationen aus den Interviews mit den Mentoren von der Award Leitung substanziell geprüft, ob die Nominierung bestätigt werden kann.
Nur die bestätigten Nominierungen werden final aufbereitet und an die jährlichen Award Jury weitergegeben bzw. in dem geschützten ILD Portal zur Auswahl- und Entscheidung zur Verfügung gestellt.
Award Leitung: Die Award-Leitung hat ein Vorschlagsrecht, berät, koordiniert, moderiert und dokumentiert den jährlichen Auswahl- und Entscheidungsprozess (Auditphase). Die Award-Leitung hat kein Stimmrecht im finalen Auswahlprozess mit Ausnahme einer mehrfach fehlenden Einigung der Jury oder bei Patt-Situationen in der 3. Abstimmungsrunde (s.u.). Die Award Leitung verpflichtet die Jury zur Vertraulichkeit und dem Einhalten des Datenschutzes.
Die Award-Leitung führt bei Einsatz von Profilings die Ergebnis- und Feedback-Gespräche mit den Nominierten (ca. zweistündige Online-Feedback-Session) durch, bereitet die Ergebnisse auf und stellt diese der Jury vor.
Award Jury: Die jährliche Award Jury prüft die bestätigten Nominierungen (Shortlist), die dann nochmals in einer in einem “Final Call Meeting” geprüft werden. Nur die Award Jury ist stimmberechtigt in Bezug auf die finalen Entscheidungen. Die Award-Vergabe erfolgt nach dem 2/3. Prinzip in der ersten Abstimmungsrunde. Das Mehrheitsprinzip findet Anwendung in der 2. Abstimmungsrunde. Wird eine dritte Abstimmungsrunde notwendig, hat die Award-Leitung als Team ein zusätzliches Stimmrecht um ggf. Patt-Situationen auflösen zu können. Jury-Mitglieder, die gleichzeitig Mentoren von bestätigten Nominierungen sind, dürfen zu dieser Nominierung nicht mitstimmen.
Die Award Jury verpflichtet sich zur Vertraulichkeit und zur Einhaltung des Datenschutzes.
Die Verleihung des 4Cs Leadership Award von ILD findet turnusgemäß im Juni des Jahres statt. Zielsetzung ist, dass alle Award Träger:innen mit ihren Mentoren teilnehmen können.
Eine Verleihung in Abwesenheit ist nur in begründeten Ausnahmefällen möglich. Die Award Leitung und jährliche Award Jury behalten sich in diesem Fall vor, bei Nichtteilnahme die Award-Vergabe zurückgestellt.
Entsprechende Marketing-Maßnahmen werden seitens der Award-Leitung vorab, während und nach der Veranstaltung mit den direkt Beteiligten im personenbezogenen Kontext der Award Jury, Award Träger und Einreichenden abgestimmt und durchgeführt.
